Manual de Compras de Licenças de Software e Hardware

1. Objetivo do Manual de Compras de Licenças de Software e Hardware

Este manual de compras de licenças de software e hardware tem como objetivo mostrar o processo de aquisição de soluções de TI, garantindo conformidade com fabricantes, melhores condições comerciais e acesso a suporte oficial.

Além disso, busca assegurar governança, transparência e otimização de custos no processo de compras corporativas de tecnologia.

2. Conceitos Importantes sobre Compras de Licenças e Hardware

Licenças de Software

Direitos legais de uso de sistemas operacionais, plataformas em nuvem, aplicações corporativas e ferramentas especializadas.

Hardware

Equipamentos físicos como servidores, storages, switches, notebooks, desktops e appliances.

Registro de Oportunidade (RO)

O Registro de Oportunidade é o cadastro formal de uma demanda junto ao fabricante, garantindo proteção comercial ao parceiro responsável pela identificação do projeto.

3. Importância do RO nas Compras de Software e Hardware

A abertura do RO é obrigatória antes de iniciar cotações.

Benefícios do Registro de Oportunidade

• Prioridade comercial junto ao fabricante
• Proteção da oportunidade
• Melhores descontos
• Condições comerciais diferenciadas
• Suporte técnico especializado
• Incentivos e rebates

Regra de mercado: o parceiro com RO aprovado possui preferência comercial.

4. Papéis e Responsabilidades no Processo de Compras de TI

Área Solicitante

• Formalizar demanda
• Detalhar escopo técnico
• Justificar necessidade

Área Técnica / Pré‑Vendas

• Validar solução
• Definir fabricantes
• Apoiar abertura de RO

Compras

• Conduzir cotações
• Solicitar negociação
• Emitir pedidos

5. Processo de Compras de Licenças de Software e Hardware – Passo a Passo

5.1 Recebimento da Demanda

• Descrição da solução
• Quantidades
• Fabricante
• Prazo
• Centro de custo

5.2 Validação Técnica

• Homologação
• Part numbers
• Tipo de licenciamento
• Serviços agregados

5.3 Abertura do RO no Fabricante

Informações necessárias:

• Cliente final
• Identificação fiscal
• Produtos
• Valores
• Prazo
• Concorrência

5.4 Aprovação do RO

O fabricante valida exclusividade e aprova o registro.

5.5 Cotação

Realizada somente após RO aprovado, caso o fabricante tenha está opção ou não seja um produto comprado em quantidade pelo distribuidor que não necessite de RO.

5.6 Negociação Comercial

• Preço
• Prazo
• SLA
• Pagamento

5.7 Aprovações Internas

• Orçamento
• Gestão
• Jurídico

5.8 Emissão do Pedido

Inclusão do número do RO.

5.9 Entrega e Ativação

• Licenças
• Equipamentos
• Suporte

6. Boas Práticas em Compras de Software e Hardware

• Abrir RO antes de cotar (Revenda)
• Evitar cotações paralelas (Comprador)
• Centralizar fabricantes (Comprador)
• Registrar histórico (Todos)
• Controlar renovações (Todos)

7. Solicitação de Preços para Múltiplos Fornecedores

No processo de compras de licenças de software e hardware, não é recomendável solicitar preços para diversas empresas do mesmo produto (marca).

Motivos

• Prioridade ao detentor do RO
• Descontos exclusivos
• Evita conflito de canal
• Mantém credibilidade

8. Política de 3 Cotações em Compras de TI

Como prática de governança, recomenda‑se obter no mínimo 3 cotações.

Objetivos da Política de 3 Cotações

• Competitividade
• Transparência
• Compliance
• Melhor custo‑benefício

Exceção – RO Exclusivo

A política não se aplica quando houver:

• RO exclusivo aprovado
• Proteção comercial do fabricante
• Parceiro único autorizado

Nestes casos, a compra pode ser direcionada ao parceiro detentor do registro.

A exceção deve ser formalmente documentada. Quando o comprador não gostou do atendimento da revenda ela pode formalizar junto ao fabricante a troca de parceiro por outro.

9. Fluxograma Decisório – 3 Cotações vs RO

Início
  │
  ├─ Existe fabricante definido?
  │        ├─ Não → 3 cotações
  │        └─ Sim
  │
  ├─ Existe RO aberto?
  │        ├─ Não → Abrir RO
  │        └─ Sim
  │
  ├─ RO exclusivo?
  │        ├─ Sim → Dispensa 3 cotações
  │        └─ Não
  │
  └─ Fabricante permite múltiplos parceiros?
           ├─ Sim → 3 cotações
           └─ Não → Parceiro autorizado
Fim

10. Riscos de Não Abrir RO

• Perda de descontos
• Falta de suporte
• Conflito comercial
• Condições desfavoráveis

11. Checklist de Compras de Licenças e Hardware

✔ Demanda recebida
✔ Validação técnica
✔ RO aberto
✔ RO aprovado
✔ Cotação
✔ Negociação
✔ Aprovações
✔ Pedido emitido
✔ Entrega
✔ Ativação

12. Conclusão

Seguir este manual de compras de licenças de software e hardware garante governança, redução de custos, compliance e melhor relacionamento com fabricantes, alinhando o processo às melhores práticas.

Fale com a agente se precisar de ajuda.

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